Polo di conservazione regionale
Con la Delibera di Giunta regionale n. 2275 del 04/12/2018, la Regione Puglia ha istituito il Polo di Conservazione Digitale della Regione Puglia, individuando InnovaPuglia S.p.A. quale soggetto Conservatore.
Il Polo di conservazione digitale ha l’obiettivo di offrire una soluzione al problema della conservazione dei documenti informatici delle Pubbliche Amministrazioni, per garantire la piena fruizione e valorizzazione del patrimonio documentale conservato.
Il Polo di conservazione è concepito come un archivio unico di concentrazione, disponibile a più enti produttori, fornisce risorse professionali specializzate nella conservazione delle tipologie documentarie tipiche delle Pubbliche Amministrazioni, mettendo a fattor comune e uniformando le buone pratiche e riuscendo quindi, a contenere i costi complessivi di conservazione.
Obiettivi del Polo sono:
- Garantire la conservazione a lungo termine e la gestione dei documenti informatici e degli altri oggetti digitali;
- Fornire supporto, formazione e consulenza ai Produttori per i processi di dematerializzazione;
- Condividere modelli e processi;
- Favorire i processi di interoperabilità;
- Valorizzare il patrimonio informativo;
- Erogare servizi di accesso basati sui contenuti digitali conservati;
- Partecipare alla creazione di una rete di Poli di Conservazione secondo il modello del Piano Triennale AgID.
Il progetto ha anche istituito tavoli tecnici per:
- Diffondere e adottare strumenti e pratiche archivistiche in materia di gestione e conservazione dei documenti informatici prodotti dalle PA.
- Creare una comunità per la condivisione delle buone pratiche relative alla gestione documentale.
- Avviare un processo di standardizzazione dei metadati specifici delle diverse tipologie documentarie a sostegno dell’interoperabilità.
- Promuovere la cultura del dato digitale e sua gestione.
- Supportare gli enti produttori nei processi di adeguamento del modello organizzativo alla normativa vigente.
- Divulgare le best practice sul territorio regionale.
Attori del Polo sono:
- La Regione Puglia, l’Ente che ha istituito il Polo di conservazione digitale e ha delegato alla Sezione Infrastrutture energetiche e digitali l’attuazione delle attività operative e l’assunzione degli atti amministrativi e che ha individuato InnovaPuglia S.p.A. quale Conservatore.
- L'Ente Produttore che stipula con la Regione Puglia una Convenzione che regola i rapporti di servizio, e più precisamente: la natura dei servizi offerti, la responsabilità delle parti e le condizioni economiche, gli strumenti di consultazione e controllo
- InnovaPuglia S.p.A., società in house della Regione Puglia, che è il soggetto conservatore del Polo regionale.
Il modello organizzativo adottato da InnovaPuglia e l'organizzazione della struttura che realizza il processo di conservazione, sono descritti nel Manuale del sistema di conservazione di InnovaPuglia.
Il sistema di conservazione utilizza il software Sacer, progettato e sviluppato da ParER -Polo Archivistico dell’Emilia-Romagna, concesso in riuso, secondo un accordo stipulato con la Regione Emilia-Romagna.