Direttore responsabile: Dott.ssa Antonella Bisceglia
Bandiera Europa



Servizio Patrimonio e Archivi

Dall’Archivio Corrente all’Archivio di Deposito

 Versamento all'Archivio di Deposito

 Il versamento, ovvero il passaggio della documentazione dall’archivio corrente a quello di deposito, avviene periodicamente (almeno una volta l’anno) e, in particolare, per le segreterie degli Assessori e per gli uffici dei Presidenti, alla fine di ogni legislatura, fatte salve le esigenze derivate da modifiche degli assetti di detti uffici o da altre esigenze organizzative, osservando le seguenti modalità.
La struttura interessata al versamento della documentazione, effettuate le opportune operazioni di sfoltimento, trasmette all’archivio della sede provinciale competente per territorio, utilizzando la modulistica predisposta (all.2), una richiesta di versamento con allegato l’elenco della documentazione da trasferire.
L’elenco deve contenere le seguenti informazioni:

  • nome della struttura richiedente il trasferimento;
  • argomento della serie o dell’insieme dei fascicoli;
  • oggetto indicato sul dorso del faldone/contenitore;
  • numero dei contenitori per ogni specifico oggetto di cui al punto c);
  • estremi cronologici.

Alla struttura sono forniti (previa richiesta alla Struttura Economato e Provveditorato territoriale),  contenitori  per il trasporto sui quali deve essere applicata un’etichetta che riporti:

  • il numero progressivo sul totale (esempio 1/10; 2/10; 3/10;…..etc.);
  • l’intestazione dell’ufficio produttore (Assessorato, Area, Servizio, Ufficio/Struttura/Unità Operativa).

L’Archivio definisce con la struttura versante  i tempi e le modalità di trasferimento previi opportuni accordi con il Servizio Economato e Provveditorato.
L’elenco del materiale versato deve essere redatto in duplice copia, delle quali una è conservata dalla struttura versante e l’altra è consegnata all’archivio di deposito, quale strumento da utilizzare per le future ricerche e consultazioni.

Accesso

I documenti conservati nell'Archivio sono liberamente consultabili, ad eccezione di quelli contenenti dati idonei a rivelare lo stato di salute, la vita sessuale o rapporti riservati di tipo familiare, (ex  D.Lgs. 42/2004, art. 122), che  diventano accessibili dopo settanta anni.

Il trattamento di dati personali da parte dell'archivista e degli utenti è regolato dal Codice di deontologia e di buona condotta emanato dal Garante per la protezione dei dati personali con provvedimento del 14 marzo 2001 e dal D. Lgs.30 Giugno 2003, n. 196, Codice in materia di protezione dei dati personali, art.13.

La consultazione a scopi storici dell'Archivio corrente e di deposito, è regolata sulla base di indirizzi generali stabiliti dal Ministero, ai sensi del D.Lgs n. 42/2004, art. 124.

L'accesso a fini amministrativi è disciplinato dalla Legge 7-8-1990 241 “ Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi” art. 24, nonché dalle disposizioni di cui al D.P.R.445/2000, artt. 58, 59 e 60.

Consultazione dell'Archivio di Deposito

La consultazione dei documenti dell’archivio di deposito, relativamente ad affari non riservati, è ammessa solo  tramite il personale dell’Ente per esigenze di servizio, fatto salvo quanto previsto dalla normativa vigente in materia di accesso ai documenti amministrativi.
I dipendenti, che hanno la necessità di consultare fascicoli o pratiche dell’archivio di deposito, si devono rivolgere al personale dell’Archivio, che mette a loro disposizione tutti gli strumenti disponibili per l’individuazione e il reperimento della documentazione.
L’estrazione di fascicoli e pratiche dall’archivio di deposito comporta la compilazione, in duplice copia,  di una scheda (all.3) con le seguenti ’indicazioni:

  • dati del dipendente che consulta la documentazione,
  • estremi della documentazione consultata,
  • tempi  previsti per la restituzione,
  • la data e le firme.

Una copia della scheda è trattenuta dal responsabile dell’Archivio ed un’altra è inserita, in modo visibile, in sostituzione  del fascicolo prelevato.
Periodicamente il responsabile dell’Archivio verifica la puntuale riconsegna dei fascicoli prelevati.
Possono essere autorizzate ad accedere alla consultazione dei documenti dell’archivio di deposito anche persone esterne all’Ente purché facciano motivata richiesta, corredata dei dati necessari  per l’individuazione del documento.  
Nel caso la documentazione sia depositata presso una ditta esterna, la richiesta per la consultazione e la successiva riconsegna è indirizzata al C.A.R. (Centro Archivi Regionale)  presso l’Archivio Generale di Bari.
Il C.A.R. provvede alle registrazioni del caso e coordina le operazioni volte ad evadere la richiesta.