Direttore responsabile: Dott.ssa Antonella Bisceglia
Bandiera Europa



Servizio Programmazione Controlli e Archivi

Selezione, scarto, sfoltimento, conservazione e macero

 Massimario di selezione e scarto

Il Massimario fa parte del Piano di Conservazione dell’archivio e contiene le indicazioni sui tempi di conservazione della documentazione in stretto collegamento con il titolario di classificazione.
Periodicamente, e comunque ogni qualvolta  sia modificato il titolario di classificazione, si procede alla verifica della validità del massimario e, qualora necessario, si provvede alle revisioni del caso, indicando la data dell’entrata in vigore della versione aggiornata.

Allegati: 

Massimario (in formato pdf)
Massimario Semplificato (in formato excel) Realizzato dalla P.O. Archivi di Bari

Sfoltimento

Lo sfoltimento dei fascicoli consiste nella eliminazione  diretta, senza l’osservanza delle procedure di scarto, delle copie (ad esempio fotocopie di atti, di disposizioni normative, di documenti di riferimento, etc.) prodotte a fini meramente pratici e lavorativi: quando tali necessità vengono meno, queste possono essere eliminate.
In linea di massima non vanno eliminate bozze o versioni differenti dello stesso documento che siano testimonianza significativa del processo di sviluppo dello stesso, né materiali a stampa o di altro genere acquisiti a corredo nell’espletamento dell’affare.
Lo sfoltimento è da effettuare alla chiusura del fascicolo e comunque prima del versamento all’archivio di deposito.

Selezione

L’operazione di selezione è volta ad individuare:

  1. la documentazione destinata alla conservazione permanente;
  2. la documentazione da eliminare, secondo le procedure previste per lo sfoltimento e lo scarto.

La selezione deve avvenire con cadenza periodica (almeno una volta l’anno) ed in particolare prima del trasferimento all’archivio di deposito, qualora ne ricorrano i presupposti e siano decorsi i tempi di conservazione previsti dal massimario, e comunque sempre prima del passaggio dei documenti all’archivio storico.
Lo scopo fondamentale della selezione è quello di conservare, per fini giuridico-amministrativi e quale fonte per la ricerca storica, la documentazione destinata a testimoniare i diritti, gli obblighi, le funzioni e le attività dell’Amministrazione.

Scarto

 A  seguito delle operazioni di selezione, la documentazione individuata per la distruzione, viene sottoposta alla procedura di scarto.
Lo scarto della documentazione degli enti pubblici è subordinato, a termini di legge, (art. 21 D.Lgs 42/2004 “Codice dei Beni Culturali”), alla autorizzazione della Sovrintendenza Archivistica, competente per territorio, del Ministero per i Beni e le Attività Culturali. 
La distruzione non autorizzata di documenti è sottoposta a sanzioni sia amministrative che penali.
Le procedure previste, di seguito elencate, si applicano ai documenti sia cartacei che elettronici e, comunque, su qualsiasi supporto siano formati.
La struttura interessata, in base alle indicazioni contenute nel massimario di selezione e scarto, valuta quale documentazione proporre per lo scarto.
I tempi di conservazione sono calcolati, di norma, dall’anno di chiusura del fascicolo.
La struttura  predispone la proposta di scarto con l’elenco della documentazione, contenente:

  • numero dei contenitori nei quali è conservata la documentazione suddivisa   per tipologia (faldoni, cartelline. Etc);
  • descrizione sintetica dell’oggetto della documentazione;
  • estremi cronologici espressi in anni;
  • peso approssimativo espresso in Kg;
  • motivazione della proposta di scarto.

L’elenco, una volta avvenuto lo scarto, costituisce l’unica testimonianza relativa alla documentazione distrutta.
L’elenco, compilato secondo le procedure sopra specificate, è inviato, tramite l’Archivio Generale, alla Soprintendenza Archivistica per ottenere l’autorizzazione prescritta.
Acquisita l’autorizzazione, il Dirigente della struttura, interessata allo scarto, adotta  Determina Dirigenziale  di scarto  della documentazione, individuata  nell’elenco, e di autorizzazione alle procedure di smaltimento, incaricandone il competente Servizio Provveditorato- Economato.

Commissione di scarto

In caso di difficoltà o incertezza nell’individuazione delle tipologie documentarie da proporre per lo scarto, la struttura regionale interessata può richiedere all’Archivio Generale  la convocazione della Commissione di Scarto, costituita da:

  • un funzionario dell’ Ufficio/Struttura/Unità Operativa proponente lo scarto;
  • il responsabile dell’ Archivio Generale;
  • un funzionario della Sovrintendenza Archivistica
  • il responsabile dell’archivio provinciale competente per territorio.

La Commissione, così composta, verifica le tipologie documentarie da scartare e  redige apposito verbale di scarto.
Acquisito il verbale, il Dirigente della struttura interessata allo scarto completa il procedimento adottando l’Atto Dirigenziale, di cui all’articolo precedente. 

Materiale da destinare a macero

Può essere destinata al macero, senza l’osservanza delle “procedure di scarto” e decorso il tempo di conservazione indicato dal Massimario di Scarto, la seguente documentazione:

  • documentazione raccolta per uso interno a meri fini gestionali ed a supporto delle prassi lavorative, quali  ad esempio fotocopie di deliberazioni (non la serie   delle copie conformi), fotocopie della corrispondenza (non la serie delle minute originali), altra documentazione in fotocopia;
  • altre copie oggetto dello sfoltimento;
  • Bollettini Regionali;
  • Gazzette Ufficiali;
  • bollettari, modulistica non utilizzata;
  • materiale a stampa di vario genere.

Per la destinazione  al macero, senza l’osservanza della procedura di scarto, di materiale cartaceo in quantitativo rilevante, deve essere inviata richiesta all’archivio della sede provinciale competente per territorio, con l’indicazione del numero dei contenitori   e della tipologia di materiale, per l’incombenza del  caso.

Sui contenitori devono essere riportati:

  • l’intestazione dell’ufficio produttore;
  • la tipologia del materiale; 
  • l’indicazione “Macero”.

Per quantitativi non ingenti, è possibile eliminare direttamente la documentazione, con l’obbligo tassativo, qualora contenesse dati personali, di stracciarla o triturarla.