Direttore responsabile: Dott.ssa Antonella Bisceglia
Bandiera Europa



Servizio Programmazione Controlli e Archivi

Strumenti archivistici per la gestione dei documenti dell’Archivio corrente

 Piano di conservazione dell'Archivio corrente

(TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE E MASSIMARIO DI SELEZIONE E SCARTO)

  • Il Piano di Conservazione dell’archivio definisce i criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione periodica e di conservazione permanente.
  • Il Piano di Conservazione dell’archivio comprende: 
    • Il Titolario o piano di classificazione, allegato al Manuale di Gestione del Protocollo Informatico della Regione Puglia;
    • Il Massimario di selezione e scarto, allegato al presente Regolamento. 
    • La revisione del titolario e del massimario deve essere effettuata con cadenza periodica, secondo i tempi e le modalità indicate nel rispettivo allegato.
    • Le modifiche apportate al titolario di classificazione ed al massimario di scarto devono essere portate a conoscenza delle strutture utenti, nei tempi e nei modi opportuni, al fine di garantirne la massima diffusione. 

Titolario di classificazione dei documenti

Il Titolario o piano di classificazione della Regione Puglia  è un insieme di voci logiche, gerarchicamente ordinate dal generale al particolare, individuate sulla base della analisi delle funzioni e delle materie di competenza dell’Ente.
Il Titolario di classificazione è, pertanto, un elenco di competenze dell’Ente, a ciascuna delle quali corrisponde un numero o una sigla diversa; per ciascuna competenza sono poi elencate le varie sezioni o classi, cioè tutte le varie tipologie di atti prodotti da ciascun ufficio.
Il Titolario di classificazione, attualmente utilizzato dalla Regione Puglia, è strutturato in 19 Titoli (categorie), a sua volta  articolato in un numero variabile di classi, che a seconda  della materia possono essere suddivise in più sottoclassi.
E’ utilizzato per organizzare i documenti prodotti e conservati su qualsiasi tipo di supporto (cartaceo ed elettronico), protocollati e non, spediti, ricevuti o interni, per consentirne l’aggregazione secondo un ordine che testimoni l’attività svolta e per favorire il reperimento dei documenti stessi.
Con cadenza almeno annuale si procede alla verifica della validità del  Titolario.
Se a seguito di tale verifica non risulta necessario apportare modifiche, il Titolario resta in vigore immutato, altrimenti si procede alle verifiche ritenute necessarie e si indica la data della entrata in vigore della versione aggiornata.
Il Titolario di classificazione, adottato nella Regione Puglia,  risulta elaborato dal “Gruppo Archivi delle Regioni”.

Classificazione dei documenti

La classificazione  è un’attività di organizzazione logica di tutti i documenti correnti, ricevuti, spediti e interni, protocollati. Non stabilisce in quale ordine  reciproco i documenti si organizzino nello svolgimento dell’attività amministrativa. Per questo motivo “ sono soggetti a classificazione tutti i documenti che entrano a far parte del sistema documentario” della Regione, a prescindere dal supporto utilizzato (cartaceo o informatico) e dallo stato di trasmissione ( documenti ricevuti, spediti,interni).
Lo scopo della classificazione è quello di individuare, all’interno di uno schema generale, relativo al complesso delle competenze, l’ambito specifico all’interno del quale si colloca il documento (più precisamente, il procedimento, il fascicolo o la serie a cui appartiene il documento)
L’attribuzione di un indice di classificazione, derivante da uno schema  strutturato gerarchicamente, serve ad assegnare a ciascun documento un codice identificativo che, integrando il numero di protocollo, colleghi il documento in maniera  univoca  ad una determinata unità archivistica, generalmente un fascicolo.
L’operazione di classificazione avviene, di norma, presso la struttura responsabile del documento, a cura di chi ha competenza  sulla pratica e provvede alla sua fascicolazione.

Fascicolazione

La fascicolazione, unitamente alla classificazione, crea il legame tra i documenti ed è alla base della formazione di un archivio ordinato e correttamente organizzato.
Per fascicolazione si intende l’inserimento del documento in un apposito fascicolo.
È obbligatoria per tutti i documenti, anche per quelli non protocollati.

 Fascicolo

Il fascicolo, quale unità archivistica, è un insieme ordinato di documenti riferito in modo stabile ad uno stesso processo amministrativo, ad una stessa materia, ad una stessa tipologia, e può coincidere con un procedimento amministrativo o parte di esso o più procedimenti amministrativi.
Il fascicolo si forma nel corso dell’attività dell’Amministrazione a fini decisionali e/o informativi e comprende tutti i documenti attinenti allo svolgimento di tale attività.
Il fascicolo può essere suddiviso in “sottofascicoli” per riunire in modo più puntuale, i documenti in relazione all’argomento, alla tipologia, alle fasi procedimentali, etc.

Gestione dei fascicoli

Ogni documento, dopo la sua classificazione, va inserito nel fascicolo (ed eventualmente nel sottofascicolo) di competenza.
Tutti i documenti inseriti nel fascicolo devono riportare, sulla prima pagina, l’indice di classificazione, il numero e l’anno del fascicolo.
È opportuno che i documenti siano conservati all’interno di ciascun fascicolo o sottofascicolo, secondo l’ordine cronologico di registrazione: dal più recente al più antico.
Quando un argomento dà avvio ad un nuovo affare, si deve provvedere, nella persona dell’assegnatario, alla apertura di un nuovo fascicolo.
L’oggetto del fascicolo deve indicare con precisione l’argomento della relativa pratica ed essere facilmente comprensibile, pertanto le abbreviazioni, gli acronimi, le sigle, devono essere scritte in chiaro, i riferimenti legislativi devono contenere anche il titolo della legge o comunque la indicazione della materia trattata. 
Il fascicolo deve contenere, di norma, i documenti in originale.
Il fascicolo viene chiuso all’esaurimento dell’affare e la data di chiusura coincide, in linea di massima, con la data del documento conclusivo.

Fascicoli ibridi

Per fascicolo ibrido si intende il fascicolo costituito da documenti cartacei e documenti elettronici. Per garantire la completezza e la omogeneità del fascicolo, i documenti elettronici, in linea di massima, sono stampati ed inseriti nel fascicolo stesso.
La stampa del documento elettronico non rileva in merito la sua originalità: originale resta, a tutti gli effetti, il documento elettronico, purché formato secondo le regole previste dalla normativa vigente.

Repertorio dei fascicoli

Il repertorio dei fascicoli è uno degli strumenti fondamentali per la gestione documentale e quindi indispensabile che sia costantemente tenuto aggiornato con l’inserimento dei dati e delle informazioni richieste, con particolare attenzione alla corretta formulazione dell’oggetto del fascicolo.
È necessario che la registrazione dei dati sia tempestiva e contestuale alla apertura del fascicolo ed all’inserimento dei successivi documenti, in modo da evitare l’accumularsi di documenti non presi più in carico, oppure non fascicolati, e da consentire una raccolta ordinata, corretta e sequenziale.

 Serie tipologica

Per serie tipologica si intende la raccolta di documenti con caratteristiche omogenee in relazione:

  • alla natura ed alla forma dei documenti stessi;
  • all’oggetto ed alla materia;
  • alla funzione dell’Amministrazione.

Alcune serie tipologiche possono essere costituite da documenti, con indice di classificazione diversi (ad esempio le serie dei Decreti Dirigenziali, delle Deliberazioni di Giunta, dei mandati, etc,)