Direttore responsabile: Dott.ssa Antonella Bisceglia
Bandiera Europa



Ufficio Patrimonio e Archivi

Principi generali

Natura dell'archivio

Gli archivi e i singoli documenti degli Enti pubblici sono oggetto di particolare tutela, in quanto considerati Beni Culturali sin dall’origine (art.2 Decreto Legislativo n.490/1999).
Sono assoggettati al regime proprio del demanio pubblico (Articoli 822, 823, 824 Codice Civile), nonchè alle disposizioni legislative in materia di beni culturali di cui al Decreto Legislativo n. 42/2004.

Definizione

Si intende per Archivio il complesso degli atti, dei documenti e dei dati - indipendentemente dal supporto su cui sono registrati - prodotti, ricevuti e comunque utilizzati dall'Ente al fine dello svolgimento dell'attività amministrativa, anche se strutturati in banche dati o sistemi informatici.
L'Archivio fa parte del più ampio sistema documentario dell'Ente, che comprende tutte le risorse informative acquisite, trattate e messe a disposizione. 
Le informazioni e i documenti archivistici, per le loro caratteristiche di autenticità, affidabilità e interdipendenza, seguono, nella loro formazione originaria, sedimentazione e duratura conservazione, i principi della disciplina archivistica, a differenza dei documenti e dei dati di altra natura che possono avere modalità di formazione, trattamento, reperimento e conservazione diverse. 
L'Archivio, pur nella distinzione delle fasi di vita dei documenti, della loro valenza giuridica e storica e delle suddivisioni, indipendentemente dalle soluzioni organizzative e dalle responsabilità e professionalità individuate per la sua gestione, è da considerarsi funzionalmente integrato con l’Ente.
L'archivio ha valenza interna come supporto all'attività amministrativa e valenza esterna come servizio pubblico di accesso alla documentazione, sia per fini amministrativi, che storici o culturali.
Fanno parte del patrimonio archivistico anche gli archivi e i documenti acquisiti per dono, deposito, acquisto o a qualsiasi altro titolo.

Funzione dell'Archivio

La Regione Puglia individua nell'Archivio una funzione essenziale per garantire la certezza, la semplificazione e la trasparenza dell'agire amministrativo, il reperimento di informazioni affidabili sotto il profilo giuridico, la tutela della memoria storica dell'ente e il diritto di tutti i cittadini all'accesso all'informazione, alla formazione permanente e allo sviluppo della conoscenza.

Suddivisioni dell'Archivio

L'archivio è suddiviso funzionalmente in:

  • archivio corrente;
  • archivio di deposito;
  • archivio storico.

L'Archivio corrente

L’archivio corrente è il complesso dei documenti relativi ad affari ed a procedimenti amministrativi:

  • in corso di istruttoria e trattazione;
  • conclusi da un breve periodo di tempo e che perciò rivestono ancora forte interesse ai fini dello svolgimento dell’attività corrente.

L'archivio di deposito

E’ il complesso di documenti relativi ad affari ed a procedimenti amministrativi conclusi per i quali:

  • non risulta più necessaria una trattazione;
  • sussistono saltuarie esigenze di consultazione ai fini dell’attività corrente.

 L'Archivio storico

L’archivio storico è il complesso dei documenti relativi ad affari ed a procedimenti amministrativi conclusi da oltre 40 anni e destinati alla conservazione permanente nella sezione separata degli archivi.

Responsabilità dell'Ente

L'Amministrazione, nella figura del suo legale rappresentante, o di persona da essa delegata con atto formale, è pienamente responsabile della tenuta del proprio archivio, dalla fase della sua formazione a quella della conservazione permanente e dell'accesso a scopo  di tutelare i diritti dell’istituzione, quelli del personale stabilmente o temporaneamente in servizio, quelli dei cittadini titolari di interessi legittimi, e di consentire la ricerca storica. 
Ogni azione amministrativa comporta la produzione, la tenuta e la conservazione di documentazione archivistica.
Ogni Servizio/Ufficio è responsabile della gestione documentaria durante lo svolgimento delle proprie attività e, pertanto, individua un  referente ai fini della corretta tenuta del materiale documentario prodotto dal Servizio/Ufficio di appartenenza e dell’osservanza delle disposizioni del presente Regolamento.